Politique de protection des données personnelles

Dans le cadre de sa relation avec le client, L’Auxiliaire Pharmaceutique est conduit à recueillir des données à caractère personnel et à les utiliser dans différents traitements automatisés. Une donnée à caractère personnel (ci-après “données personnelles”) désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.

La présente politique de protection des données personnelles concerne toute personne physique en lien avec l’Auxiliaire Pharmaceutique notamment en qualité de client, prospect, représentant légal ou représentant habilité du client, mandataire, ayant-droit économique (actionnaire, associé, etc.), bénéficiaire effectif du client.

Les personnes concernées par la présente Politique de protection des données personnelles sont ci-après dénommées les “Personne(s) Physique(s)”. La mise en œuvre de traitements automatisés de données personnelles est régie notamment par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après désigné “RGPD”. Le RGPD impose au responsable d’un traitement (l’Auxiliaire Pharmaceutique) de fournir aux Personnes Physiques un certain nombre d’informations. L’ensemble de ces informations figure dans la présente Politique. Lorsque le client est une personne morale, les Personnes Physiques concernées étant ses représentants (représentants légaux ou représentants habilités), mandataires, ayants droit économiques (actionnaires, associés, etc.), bénéficiaires effectifs, le client les informera de la présente Politique de protection des données.

L’Auxiliaire Pharmaceutique précise en outre que l’ensemble des informations relatives à la Politique de protection des données personnelles est disponible sur le site www.auxi-pharma.com.

Identité et coordonnées du responsable des traitements

Le responsable du traitement est l’Auxiliaire Pharmaceutique, 6 rue de la Bourse, 69001 Lyon.

La finalité des traitements mis en oeuvre

La finalité d’un traitement correspond à l’objectif poursuivi, à savoir le besoin auquel il répond pour le responsable du traitement. Les données personnelles font l’objet de traitements pour les finalités et dans les conditions précisées ci-dessous.

Avant l’entrée en relation avec L’Auxiliaire Pharmaceutique

  • Exécution de campagnes de prospection

Lors de l’entrée en relation avec l’Auxiliaire Pharmaceutique

Les informations recueillies lors de l’entrée en relation permettent à l’Auxiliaire Pharmaceutique :

  • de répondre à ses obligations réglementaires en ce qui concerne l’identification des clients notamment dans le cadre de la lutte contre la fraude, le blanchiment, le financement du terrorisme et le respect de la réglementation en matière de Sanctions Internationales;
  • d’identifier les acheteurs et les vendeurs au sein du système informatique

Après l’entrée en relation avec l’Auxiliaire Pharmaceutique

  • Mise à jour de la connaissance client
  • Traitement des réclamations.
  • Opérations de comptabilité, gestion financière.
  • Protection de la clientèle, protection des données personnelles.
  • Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, gestion des sanctions internationales, embargos et gels des avoirs.
  • Réalisation des opérations de contrôle interne.
  • Signature de mandats avec les vendeurs potentiels afin de trouver un acheteur
  • Signature de bons de visite, et de mandats de recherche avec les acheteurs potentiels
  • Rédaction des actes de vente

Licéité des traitements mis en oeuvre

Chaque traitement de données personnelles mis en oeuvre par l’Auxiliaire Pharmaceutique s’appuie sur une base juridique précise :

  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle l’Auxiliaire Pharmaceutique est soumis ; c’est notamment le cas pour l’ensemble des traitements liés à lutte contre le blanchiment, et le financement du terrorisme, la lutte contre la fraude, le respect des Sanctions Internationales.
  • le traitement est nécessaire à la gestion et à l’exécution des contrats auxquels le client est partie.
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’Auxiliaire Pharmaceutique dans le respect des droits et libertés fondamentaux de la personne concernée : ce type de traitement peut viser, la lutte contre la fraude, le pilotage et le développement de l’activité de l’Auxiliaire Pharmaceutique (opérations de prospection commerciale).
  • la Personne Physique a spécifiquement autorisé le traitement. Certains traitements qui ne répondraient pas aux 3 fondements détaillés ci-dessus pourraient être mis en œuvre ; dans une telle hypothèse la Personne Physique sera sollicitée au cas par cas pour autoriser le traitement concerné au moment de la collecte de données ou au moment de la mise en œuvre dudit traitement.
  • dans des cas exceptionnels, l’Auxiliaire Pharmaceutique pourra mettre en œuvre des traitements de données basés sur la nécessité de sauvegarder les intérêts vitaux de la Personne Physique ou de ceux d’une autre personne physique. Attention, lorsqu’une donnée est nécessaire à la mise en œuvre d’un traitement ayant vocation à répondre à une obligation légale ou réglementaire de l’Auxiliaire Pharmaceutique ou pour la gestion ou l’exécution d’un contrat, en cas de refus de la part de la Personne Physique de communiquer les données concernées, l’Auxiliaire Pharmaceutique peut être conduit à refuser la demande et/ou à résilier le contrat ou encore à mettre un terme à l’ensemble de la relation.

Destinataires

La Personne Physique est informée que les informations personnelles la concernant pourront être transmises aux destinataires suivants et pour les finalités suivantes :

  • a) les autorités administratives et judiciaires légalement habilitées
  • b) toute entité du Groupe Crédit Agricole, à des fins de prospection commerciale ou de conclusion d’autres contrats ou en cas de mise en commun de moyens ou de regroupements de sociétés ; ainsi qu’à une ou plusieurs entités du Groupe Crédit Agricole chargées de la gestion ou de la prévention de risques opérationnels (évaluation du risque, sécurité et prévention des impayés et de la fraude, lutte contre le blanchiment des capitaux…) au bénéfice de l’ensemble des entités du Groupe. La liste des entités du Groupe Crédit Agricole susceptibles d’être bénéficiaires d’informations concernant la Personne Physique pourra lui être communiquée sur simple demande de sa part auprès de son agence.
  • c) les sous-traitants ou partenaires de l’Auxiliaire Pharmaceutique participant à la fourniture du service de transactions d’officine, et ce pour les seuls besoins des travaux liés à ces activités.
  • d) tout destinataire qui solliciterait des données nécessaires pour identifier la Personne Physique et la contacter, notamment dans un contexte de crise sanitaire, et dès lors que cette transmission de données a pour but de sauvegarder les intérêts vitaux de la personne dans la limite des données strictement nécessaires à la réalisation de cette finalité.
  • e) Les informations sur les officines en vente sont mises à disposition des acheteurs potentiels.

Durée de conservation

Les données personnelles des prospects ou attachées au profil d’une personne morale en qualité de prospect peuvent être conservées pour une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact du prospect avec l’Auxiliaire Pharmaceutique, sauf durée plus courte indiquée dans le canal utilisé.
Lorsque le client est partie à un contrat avec l’Auxiliaire Pharmaceutique, les données personnelles des Personnes Physiques collectées dans ce cadre sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement du service, au respect des obligations réglementaires et à la conservation de la preuve en matière contractuelle jusqu’à extinction des droits des parties ou des tiers concernés (notamment en matière d’assurance). En conséquence, sauf délais spéciaux, les données peuvent être conservées durant le délai de prescription maximum.
Les principales durées de conservation sont les suivantes :

  • Les informations ayant un caractère comptable seront conservées pendant une durée de 10 ans.
  • Les actes de vente représentent un titre de propriété et ne sont donc jamais supprimés
  • Les données sur les vendeurs sont supprimées à la fin du mandat ou une fois la vente effectuée
  • Les données sur les acheteurs sont supprimées après 3 ans d’inactivité

Les droits des Personnes Physiques

La Personne Physique peut à tout moment dans les conditions prévues par la loi, accéder à ses données personnelles, s’opposer pour un motif tenant à sa situation particulière à leur traitement, les faire rectifier, demander leur effacement, la limitation de leur traitement, ou leur portabilité (en vigueur à compter du 25 mai 2018).
Les droits visés dans le présent paragraphe s’exercent auprès de l’entité l’Auxiliaire Pharmaceutique qui gère le contrat auquel le client est partie sur le site www.auxi-pharma.com ou par demande écrite accompagnée d’un justificatif d’identité.
La Personne Physique peut également à tout moment et sans justification exercer sans frais sur www.auxi-pharma.com son droit d’opposition au traitement de ses données personnelles dans le cadre des opérations de prospection commerciale, ainsi qu’à leur transmission à toute entité du Groupe Crédit Agricole aux mêmes fins.
Lorsque le traitement repose sur le consentement de la Personne Physique, elle peut le retirer à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
Aucun frais ne sera facturé au titre des demandes de la Personne Physique dans le cadre de l’exercice des droits susvisés. Toutefois, et conformément à la réglementation, l’Auxiliaire Pharmaceutique se réserve le droit de facturer la Personne Physique en cas de demandes manifestement infondées ou excessives notamment en raison de leur caractère répétitif. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, l’Auxiliaire Pharmaceutique pourra refuser de donner suite aux demandes de la Personne Physique.
En cas d’exercice des droits susvisés, le responsable de traitement fournira à la Personne Physique des informations sur les suites de la demande qu’elle a formulée, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Le responsable du traitement informe la Personne Physique de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de sa demande.
La Personne Physique peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Demande d'exercice de droit